后勤管理处(后勤服务中心)档案管理制度(试行) 校后【2016】13号
发布时间:2016-07-14 浏览次数:

为了使档案管理工作进一步规范化、科学化,确保后勤管理处(后勤服务中心)(以下简称后勤管理处)档案完整、准确、系统化,根据国家《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合本单位实际情况,制定本制度。

一、档案工作基本原则

(一)凡是涉及本单位主要职能活动和单位员工在从事管理、服务等各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体的文件材料均属档案范畴。

上述档案中除明文上交学校档案馆的,其余均应归入后勤管理处综合科实行集中统一管理。

(二)实行档案工作责任制。档案工作是我单位的重要基础工作之一,是反映和衡量本单位整体水平的一个重要标志,档案工作应纳入各部门的计划和规划,作为单位管理制度,纳入各级各类人员的职责范围。

(三)各部门要有一名负责人分工负责档案工作,并指定一名专(兼)职档案人员,负责本部门档案的收集、整理、统计、利用和移交工作,做到每项重要工作,都有完整、准确、系统的文件材料并归档保存,定期将本部门形成的档案移交到后勤管理处综合科统一存档。

(四)实行同步审查制。凡对科研成果、新产品规划与试制、基建工程、重要设备、项目招标等进行鉴定、验收、评审时,有关部门必须通知并会同后勤管理处综合科对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。对没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不得验收、不得上报、不得投产、运行。

(五)本单位各部门和个人应当遵守本制度,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

(六)逐步采用先进的管理技术手段,努力实现档案工作管理向现代化管理过渡。

二、文件材料的归档范围及保管期限

(一)各部门在管理、服务等各项活动中直接形成和使用的对本单位、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属于归档范围:

1、党务、行政、纪检、审计、人事、工会、共青团、妇联、武保、统战及反映后勤管理处工作、活动的,有保存价值的不同载体的文件材料。

2、征集校内、外与本单位有关的具有保存价值的各种材料。

3、对于个人在非职务活动中形成的重要文件、材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

4、归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、软盘、录音带、录像带、电视片等各种载体形式。

(二)档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六至五十年,短期为十五年以下(含十五年)。

1、凡有关部门对有关文件材料保管期限已明确划定的,按规定的保管期限标注。

2、对没有划定保管期限的文件材料,参照下列原则划分:

(1)凡反映本单位及各部门主要职能活动和基本历史面貌,对学校、社会和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。

(2)凡是反映本单位及各部门一般工作活动,在较长时间内对本单位、学校及社会有查考利用价值的,列为长期保管。

(3)凡在较短时间内,对本单位工作有查考利用价值的,列为短期保管。

(4)对上级发来的文电,其内容与本单位有直接联系,或要求贯彻执行的重要文件应列为永久保管;其它需要贯彻执行的一般性文件材料则列为长期或短期保管。

(5)各类档案的归档范围和保管期限,本制度未涉及的参照学校有关规定执行。

三、立卷的原则和要求

(一)立卷要遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用的原则。

(二)实行文件材料形成部门立卷制度。各部门专(兼)职档案人员,负责应归档材料的平时积累与整理工作。立卷人按照文件材料的形成规律,进行系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等,报部门主管领导审核签字后,统一移交后勤管理处综合科。

(三)卷内材料按重要程度或时间顺序排列。批复、指示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;其他文件材料按时间顺序排列。

(四)归档的文件材料均须质地优良,书绘工整,声像清晰,规格统一,签章齐备,符合有关规范的标准。不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

(五)文件材料尽量采用分年度立卷。一般文件归入形成年度;请示与批复,放在批复年立卷;跨年度的放在文件内容针对的第一年立卷;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一年;跨年度的会议文件归入会议开幕的年度;按常年处理的文件归入形成年度;非诉讼案件,放在结案年立卷;回顾及纪念性文件,放在写成年立卷。

(六)特殊载体的文件材料,按有关规定整理。

(七)编排页号、件号。卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页,应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左下角填写页号;不装订的案卷,应对卷内每份材料,逐件编件号;图表的声像材料等,也应在装具上或在声像材料的背面,逐件编号。

(八)填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,无实质内容的题名应重新拟写,但应在拟写的题名外加上方括号;没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整,卷内目录放在卷首。

(九)声像档案应用文字标出摄影、录音和和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

(十)填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间填上。备考表应置卷尾。

(十一)卷内文件材料应去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线方法装订,对未留装订线的文件须贴边后再装订。

(十二)不同保管期限,不同密级的文件材料,须分别组卷。密级划分,按国家及学校的保密工作有关规定执行。

(十三)凡由两个以上部门协办事项的文件材料,由主办单位负责汇总归档。凡与我外单位合作完成的项目,若我方为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的档案。若我方为协作单位,则只归档与承担任务有关的部分。

(十四)各部门要严把案卷质量关,使每一个案卷都能符合案卷质量要求。

四、归档时间和要求

(一)按年度归档的部门,于次年第二季度内归档;按学年归档的部门,于次学年寒假前归档;专题性、成套性档案,在项目完成并通过鉴定、验收后一个月内归档,对于周期较长的材料,可以按阶段分批归档。

(二)案卷归档必须履行手续,填写移交目录、产卷说明书或归档说明书各一式二份,写明案卷标题、密级、保管期限、卷内文件页数、案卷总数及移交时间,交接双方要在移交上签名,盖章,各执一份存查。

五、档案借阅制度

(一)凡来本单位查阅档案资料者,必须持本部门档案借阅单,在说明利用档案的目的和范围后,经综合科科长签字同意,均可查阅属开放范围的档案。

(二)档案原件一般不得外借,特殊情况需要借出的档案、资料,必须经后勤管理处主管领导批准,严格办理借阅登记手续。

(三)对借出的档案、资料,要定期催还,发现损坏和丢失,应写出书面报告,根据不同情况进行严肃处理。

(四)未经批准,不得擅自摘抄、复制档案材料,凡摘录的档案、资料经校对、盖章后有效。

(五)查阅档案、资料者,注意爱护档案,保持档案的整洁,严禁在上面圈、点、划线、抽取、涂改、增添和污损。

(六)对于查阅、摘录、复制尚未开放或涉及机密问题的档案须经后勤管理处主管领导同意,并办理审批手续。

(七)阅档人员要严格遵守阅档保密制度,不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容,不准转借或给无关人员翻阅,违犯者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。

六、档案保密制度

     (一)档案工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》、《保密守则》等有关规定,严守党和国家秘密;

   (二)档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容;

   (三)带有密级的档案,要在档案的右上角标上密级标记,机密以上的档案,应专柜存放;

   (四)对不归档的或重份的带密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定,需要销毁的档案,必须登记造册,经主管领导审批后,由两人以上共同监销;

   (五)涉密档案一般不能外借,确为工作需要,必须办理借阅手续,经主管领导批准后方可借出;

   (六)档案利用者必须严格遵守有关制度,保证档案材料及其内容的安全,未经许可,不得私自抄录和复制,更不能擅自将档案材料带出档案室;

   (七)对违反档案保密制度,泄露国家秘密并造成损失的人,将按照《保密法》、《档案法》的有关规定,追究其责任。